Manuel sur la collecte de données / Phase Six: Collecter les données

Photo: worldbank.org

Dans la phase quatre du manuel, nous abordons la création du contenu de l’enquête et de l’échantillon. La phase cinq concerne la préparation nécessaire à la collecte des données sur le terrain, notamment les questions de logistique, la distribution des rôles et la formation des collecteurs de données. Dans la phase six, nous nous concentrons sur le processus et les questions relatives à la collecte des données sur le terrain. Comme il est clairement indiqué dans la phase cinq, il est indispensable que le processus de collecte de données se déroule sans heurts, et que les collecteurs de données aient une bonne compréhension des questions et des objectifs. La qualité des données se joue dès le moment où le collecteur de données se présente au répondant. Cet article va examiner les cinq étapes de la collecte de données qui sont reprises ci-dessous.

Collecter les données en cinq étapes Avant Première étape : Effectuer les dernières vérifications avant d’aller sur le terrain

Pendant Deuxième étape : Collecter les données Troisième étape : Fournir et traiter les données, et les tenir à jour Quatrième étape : Contrôler la qualité des données à mesure qu’elles sont collectées sur le terrain

Après Cinquième étape : Finaliser la collecte de données

Première étape : Effectuer les dernières vérifications avant d’aller sur le terrain

Si vous avez suivi les étapes de la phase cinq du manuel, vous devriez être prêts à envoyer vos collecteurs de données sur le terrain. Voici quelques dernières vérifications à effectuer avant cette étape.

Communication

Vérifiez le système de communication mis en place lors de la phase cinq.

• Comment circulent les questions issues du terrain au sein de l’équipe, du collecteur de données vers le superviseur puis vers l’analyste des données ?
• Est-il établi clairement quelles enquêtes sont attribuées à quels collecteurs de données ?
• Le flux de communication entre les collecteurs de données, les chefs d’équipe et les superviseurs est-il clairement établi ?

Information

Assurez-vous que toutes les informations sont comprises et accessibles à tous ceux impliqués dans la collecte de données.

• Prévoyez d’élaborer un document de questions et réponses (FAQ) à l’intention des collecteurs de données si ce n’est pas déjà fait. Il peut être très utile de disposer d’un bref document résumant les principales informations sur l’enquête et le processus de collecte, et reprenant les coordonnées des membres de l’équipe. Ce document peut aussi comprendre les protocoles de l’enquête, des listes de définitions, des guides d’échantillonnage, un calendrier des activités, et une liste des équipements.
• Revoyez la liste des activités.
• Assurez-vous que tous les collecteurs de données comprennent leur rôle et leurs responsabilités, et sont bien conscients des risques inhérents aux activités de terrain, et les acceptent.
• L’homogénéité des données collectées et de l’échantillonnage est essentielle pour obtenir des données de bonne qualité. Sur le terrain, les collecteurs doivent savoir quoi faire en cas de problème d’échantillonnage, par exemple si le chef de ménage n’est pas présent ou si un point d’eau est inaccessible, et à qui le notifier. Comme il est indiqué dans la phase cinq, les collecteurs de données doivent avoir la même compréhension des questions de l’enquête, de sorte que la collecte de données soit homogène dans toute l’équipe.

Logistique

Les questions relatives au transport, aux indemnités journalières et au logement ont-elles été réglées ? Assurezvous que les collecteurs de données et les superviseurs ont :

• Leurs papiers d’identité, et un document ou un badge mentionnant l’organisation et sa mission, et de préférence l’approbation des autorités locales.
• L’enquête sur leur smartphone, ou un nombre suffisant d’exemplaires de l’enquête dans une enveloppe.
• Une lettre des autorités compétentes leur permettant de mener cette enquête.
• Le document FAQ mentionné au point 1.2 ci-dessus.
• Un crédit suffisant (communication/données) sur leur téléphone mobile.
• Une liste des numéros de téléphone à appeler en cas d’urgence ou s’ils ont besoin d’aide.
• Des documents d’information à fournir aux participants, ou à toute autre partie concernée par la collecte de données, à leur demande, et pour démontrer que le consentement éclairé a été obtenu.
• Une bonne compréhension de l’enquête et de l’échantillonnage, et de leurs objectifs. Veuillez consulter la phase cinq pour plus de détails.

Deuxième étape : Collecter les données

De nombreux facteurs déterminent la bonne méthodologie à adopter pour collecter les données. Seul le contexte particulier du projet permet de définir comment, où, quand et par qui les données doivent être recueillies. Plusieurs facteurs géographiques, météorologiques, culturels, politiques et linguistiques peuvent influencer la façon dont les données sont collectées, et il convient de tenir compte de ces facteurs, ainsi que des questions ci-dessus, lors du choix de la méthodologie.

Infrastructure

Veillez à ce que les points GPS soient relevés lors de la première cartographie du site. Essayez de vous approcher au maximum du point d’eau. Lorsque vous prenez une photo du point d’eau, faites-en sorte qu’une autre personne soit capable de le trouver sans vous à l’avenir, par exemple en intégrant la pompe sur la photo, ou un élément particulier du paysage. Posez-vous les questions suivantes :

• Comment les données sur le point d’eau sont-elles relevées et enregistrées actuellement ? À qui devez-vous parler de ce point d’eau ?
• Quelle est la méthode la plus appropriée pour obtenir des informations sur les débits entrant et sortant ? Est-ce par l’observation et l’analyse de l’eau elle-même, ou en discutant avec les utilisateurs locaux de leurs expériences en matière de prélèvement et d’utilisation de l’eau ?
• Y a-t-il une communauté ou un autre groupe responsable de l’entretien du point d’eau ?

Entretiens

Règles générales à l’intention des collecteurs de données qui effectuent les entretiens :

• Portez des vêtements adaptés à la culture locale. Par exemple, il peut être inapproprié dans certains endroits que les femmes portent des pantalons, ou que leurs jambes soient découvertes.
• Soyez respectueux du temps du répondant et de ses réponses, ainsi que des éventuelles limites de ses réponses.
• Incitez-le à répondre sans orienter ses réponses. Essayez de reformuler les questions pour obtenir les informations souhaitées.
• Enregistrez les réponses fournies par le répondant, et non celles que le collecteur pense être correctes.

Interroger la bonne personne

Qui devrez-vous interroger pour rassembler les données souhaitées ? Par exemple, votre enquête contient une question portant sur le temps qu’il faut pour collecter l’eau nécessaire au ménage. Vous interrogez le chef de ménage, mais il ne se charge pas de la collecte de l’eau. Vous devrez donc trouver la personne qui s’en charge et lui poser la question, si ceci est culturellement acceptable.

Limites s’imposant à l’enquêteur

Lors de la collecte de données, plusieurs contraintes culturelles peuvent survenir concernant les personnes que le collecteur de données peut interroger, et à quel moment. Le sexe de l’enquêteur peut constituer une contrainte. Il peut ainsi être inapproprié qu’un collecteur homme pose des questions à une femme, et inversement. Une solution pratique à ce problème est de constituer des équipes mixtes pour la collecte de données.

Bien choisir le lieu de l’entretien

Soyez attentif au lieu et à la durée de l’entretien. Si par exemple vous cherchez des répondants sur un marché, mais que vous devez poser des questions personnelles, il serait peut-être plus judicieux de trouver un lieu à l’écart pour effectuer l’entretien. Tout ceci est à déterminer en fonction des normes culturelles.

Moment de l’entretien

Choisissez de mener votre enquête au moment le plus pratique pour le répondant. Soyez attentif aux aspects culturels et pratiques qui peuvent déterminer quel est ce moment. Ainsi, certains moments peuvent être dévolus à des cérémonies religieuses. Si vous voulez interroger des agriculteurs, il est peu probable qu’ils aient beaucoup de temps à vous consacrer durant la période des récoltes. Si une personne est d’accord pour participer à l’enquête, mais n’est pas disponible lorsque le collecteur de données se présente, essayez de trouver un moment où l’entretien pourra se tenir. Quels sont les jours ou les moments durant lesquels vos répondants sont susceptibles de ne pas être disponibles ? Quels sont les autres facteurs qui peuvent affecter leur disponibilité ou leur participation à la collecte de données ?

Troisième étape : Fournir et traiter les données, et les tenir à jour

Il est important de déterminer des délais définitifs pour la collecte, le transfert et la vérification des données. Le plus souvent, chaque collecteur de données retourne ses enquêtes terminées au chef d’équipe, qui vérifie qu’elles sont bien complètes en fin de journée avant de les approuver. Cela donne également l’occasion au chef d’équipe de vérifier l’évolution de l’échantillonnage et de discuter des problèmes rencontrés par le collecteur sur le terrain.

Procédures d’entrée dans la base de données

Pour la saisie des données issues des enquêtes papier, il convient de s’assurer que les personnes chargées de cette tâche ont un format clair à respecter. Il s’agit le plus souvent d’un tableur (tableau électronique) avec des variables (les questions) en tête de colonne, et dans lequel chaque répondant occupe une ligne distincte. De nombreuses erreurs surviennent lors de cette saisie, il est donc essentiel de trouver un moyen de relier un répondant à l’enquête papier à l’entrée du tableau. Cela peut prendre la forme d’un identifiant (par exemple le sexe, le pays et l’âge peuvent s’afficher F-NL-30).

Si la collecte est numérique, le délai laissé aux collecteurs pour envoyer les données sera déterminé en fonction de différents facteurs.

• S’agit-il d’une enquête de suivi ? Si oui, ils devront sans doute se synchroniser plusieurs fois par jour pour s’assurer que les données disponibles dans l’appareil sont bien à jour.
• Les collecteurs de données ont-ils accès à Internet via un forfait de données mobiles, ou uniquement par wi-fi ? S’ils utilisent des données mobiles, le transfert sera plus ou moins continu. Dans le cas contraire, le transfert des données devra se faire de manière périodique à l’aide d’une borne wi-fi.
• Quand doivent-ils effectuer la synchronisation et le transfert des données ? Si le moment du transfert des données est clairement établi et respecté, la coordination des vérifications de la qualité des données sera facilitée.

Protocole de gestion des données

Soyez attentif aux questions de confidentialité et de sécurité des données lors de la collecte. Posez-vous les questions suivantes :

• Comment allez-vous sécuriser les enquêtes réalisées ?
• Les collecteurs de données garderont-ils les enquêtes sur eux, où les donneront-ils à leur superviseur ?
• Comment les données circulent-elles du terrain jusqu’à leur lieu de traitement ?

Comment les données originales seront-elles stockées (stockage papier, numérique, les deux) ?

Pour les enquêtes papier, vous devrez penser à comment stocker les documents de manière sûre et à l’abri des facteurs environnementaux, comme les nuisibles et l’humidité. Il peut être préférable de scanner le document papier afin de le stocker de manière numérique.

Pour le stockage numérique, vous pouvez opter pour les systèmes en nuage, les copies sur ordinateur ou sur des dispositifs de stockage externe. Toutes ces options sont envisageables, mais il faut absolument veiller à la sécurité et au cryptage des données. Si plusieurs agences sont engagées dans le projet de collecte de données, vous devrez décider qui détiendra les données originales, et quelles autres agences auront besoin de copies.

Sauvegarde des données

Il est essentiel de s’assurer que les données originales restent disponibles sous leur forme brute, en tant que sauvegarde. Il est possible que quelqu’un ait besoin de vérifier les données et de coder les questions différemment. Les accidents et les erreurs arrivent, et vous pourrez toujours revenir en arrière si des sauvegardes sont réalisées régulièrement et sont correctement nommées et stockées. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde au moins une fois par semaine lors de la phase initiale de saisie et de nettoyage des données, et de réduire la fréquence par la suite.

Suivre les changements

La mise en place d’un processus permettant d’enregistrer les erreurs et les modifications apportées aux données favorise la transparence du processus. Ce processus prend généralement la forme d’un livre de bord. Il peut également s’agir de rapports de terrain sur les difficultés rencontrées lors de la collecte, par exemple à propos de l’enquête, de la saisie des données ou d’expériences sur le terrain. Lors du nettoyage des données, il est aussi important de veiller à ce qu’un système cohérent soit mis en place pour nommer et contrôler les différentes versions.

Quatrième étape : Contrôler la qualité des données à mesure qu’elles sont collectées sur le terrain

Veiller à la qualité des données est une étape importante du processus de collecte ; il s’agit notamment de vérifier que tout fonctionne bien du point de vue de la logistique, d’effectuer le suivi des données et de vérifier les activités de terrain. La vérification de la qualité des données doit se faire simultanément à la collecte sur le terrain.

Quand le superviseur doit-il intervenir ?

Le superviseur de terrain doit idéalement vérifier les enquêtes en fin de journée et rectifier ce qui doit l’être immédiatement. Lorsqu’une équipe quitte un lieu d’enquête, il peut être compliqué d’y retourner. Les superviseurs doivent, dans la mesure du possible, examiner l’échantillon / les réponses pour garantir que toutes les réponses ont été données. Vérifier régulièrement que les collecteurs de données respectent les quotas, directement avec eux, est fondamental. Si des problèmes concernant les réponses ou la performance des collecteurs surviennent, le superviseur doit en chercher la raison et fournir des instructions en conséquence. Le tableau ci-dessous présente une liste des éléments à prendre en compte pour assurer la qualité des données.

Vérification régulière des données	Les responsables des données/du tableau de bord doivent vérifier les données fournies à des intervalles réguliers et bien définis (de manière quotidienne, hebdomadaire, etc.).
Compétences en matière d’évaluation de la qualité des données	Un contrôleur de la qualité des données compétent est nécessaire pour repérer les incohérences et veiller à ce que la répartition de l’échantillonnage soit correcte.
Système de suivi des données	Un système de suivi des données est utilisé pour vérifier ce que fournit chaque collecteur. Si la collecte est numérique, le responsable du tableau de bord peut facilement retrouver à quel moment un collecteur s’est connecté au tableau de bord. En mettant en place ces systèmes lors de la collecte des données, vous pourrez suivre la taille de l’échantillon et sa distribution, et influer sur la qualité des données durant le processus de collecte de données.
Triangulation des données et contrôle de la qualité	La triangulation des données est une technique efficace qui utilise une combinaison de questions et de types de question pour garantir la qualité et la validité des données. Par exemple, avec une série de questions par région, district et village, couplée à une question sur la localisation GPS, vous pouvez garantir la validité et minimiser le risque d’erreur de saisie des données. Songez à utiliser un outil comme Akvo Lumen, Carto, ou un autre outil de cartographie afin de vérifier que les points se situent bien au bon endroit. Vous pouvez également utiliser des outils comme Microsoft Excel pour filtrer et classer les réponses afin de relever les données aberrantes ou incohérentes. Vérifier la qualité des données durant leur collecte est une compétence à part entière, pour en savoir plus, veuillez consulter cet article en ligne de la FAO. Cet aspect sera également étudié plus en détail dans la phase sept du manuel.
Processus de recoupement et de retour d’information	Mettez en place un processus de retour d’information et de recoupement des données collectées avec le collecteur de données, de sorte que l’administrateur des données peut être informé plus tôt des éventuelles erreurs. Important : évitez de modifier l’enquête pendant la collecte des données. Il peut être tentant d’opérer de petites modifications, en particulier lorsque la collecte est numérique. La cohérence du processus peut en pâtir.
Documents	Pour élaborer des rapports, garder la trace des erreurs effectuées lors de la saisie des données, des difficultés rencontrées lors de la mise en oeuvre sur le terrain, et des mesures prises pour y remédier. En outre, il est recommandé de conserver un livre de codes afin de garder une trace du traitement et/ou du codage des données. Cet aspect sera également abordé dans la phase sept du manuel.

Cinquième étape : Finaliser la collecte de données

Afin de finaliser les travaux de terrain, vous devez effectuer quelques dernières vérifications relatives aux activités et élaborer des rapports afin de faire état des opérations sur le terrain.

• Vérifiez que tous les collecteurs de données ont remis leurs formulaires, ou les ont transférées, et que les quotas ont été respectés.
• Vérifiez l’échantillonnage et le nombre de données collectées par localité. Y a-t-il eu des oublis, et une autre collecte devra-t-elle être effectuée ?
• Pour les enquêtes papier, archivez tous les formulaires de manière systématique et numérisez-les. Pour les enquêtes numériques, téléchargez les données brutes et stockez-les dans votre système.
• Élaborez des rapports sur les difficultés rencontrées lors de la collecte, sur les premiers résultats de la collecte, sur les questions relatives à la qualité des données, et sur l’échantillonnage réel sur le terrain par rapport à la méthode d’échantillonnage initiale.

Conclusion

Mieux vous aurez préparé votre enquête, planifié le processus de collecte, formé les collecteurs, et traité les impuretés, plus le nettoyage des données sera aisé, et plus votre analyse et vos visualisations seront pertinentes. Sans les données pertinentes, vous ne pourrez pas calculer les indicateurs dont vous avez besoin, ce qui compromet la raison d’être du projet de collecte de données. Ne pas effectuer de vérification immédiate de la qualité des données ralentira l’obtention de résultats et peut donner lieu à un long et fastidieux travail de nettoyage des données.

La prochaine phase du manuel portera sur la façon de nettoyer, d’analyser et de créer des représentations visuelles éloquentes à partir de vos données.

Lectures suggérées

Le Guide du recenseur du Pulse Lab (PNUD) est un guide utile est facilement accessible.

Remerciements

Auteurs: Nikki Sloan (Akvo.org), Camille Clerx (Akvo.org), Stefan Kraus (Akvo.org)
Contributeurs: Annabelle Poelert (Akvo.org), Karolina Sarna (Akvo.org), Rajashi Mukherjee (Akvo.org), Uta Wehn (IHE Delft Institute for Water Education)

AfriAlliance

L’Alliance de l’innovation sur l’eau et le climat entre l’Afrique et l’Europe (AfriAlliance) est un projet d’une durée de 5 ans, financé par le Programme européen pour la recherche et l’innovation H2020. Le projet vise à mieux préparer l’Afrique pour faire face aux défis futurs liés au changement climatique en stimulant le partage des connaissances et la collaboration entre les parties prenantes africaines et européennes. Dans ce projet, plutôt que de créer de nouveaux réseaux, les 16 partenaires d’Afrique et de l’Union Européenne consolideront les réseaux existants. Ces réseaux, constitués de chercheurs, de décideurs, de professionnels de terrain, de citoyens et d’autres intervenants clés, seront consolidés pour développer un mécanisme de partage des connaissances efficace et dédié à la résolution des problèmes. Ce processus sera coordonné par une plateforme d’innovation : l’Alliance Afrique-UE d’innovation pour l’Eau et le Climat.

AfriAlliance est dirigée par l’IHE Delft Institute for Water Education (Directeur de projet : Dr. Uta Wehn) et sa mise en oeuvre court de 2016 à 2021. Le projet a reçu un financement du programme de recherche et d’innovation Horizon 2020 de l’Union Européenne dans le cadre de l’accord de subvention n ° 689162.