Manuel sur la collecte de données / Phase Cinq: Préparation de la collecte des données

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La phase quatre du présent manuel porte sur la façon de collecter les données et met l’accent sur la conception de l’enquête et la définition de l’échantillon. Une fois ceci réalisé, il est temps de passer à l’action. Pour obtenir un résultat final satisfaisant et garantir l’efficience des actions entreprises sur le terrain, une préparation adéquate est indispensable. Avant d’aller collecter les données sur le terrain, il est impératif de bien anticiper tous les aspects de cet exercice.

Préparation de la collecte des données en six étapes Première étape : Cartographier les processus et la logistique Deuxième étape : Recruter une équipe et définir les responsabilités Troisième étape : Préparer l’enquête Quatrième étape : Former les participants Cinquième étape : Expérimenter le processus de collecte des données Sixième étape : Finaliser et lancer la collecte des données Le respect de ces étapes vous garantit une collecte efficace et l’obtention de données de haute qualité et à jour. Suggestions pratiques concernant la préparation de la collecte des données Testez le questionnaire avant de lancer la collecte. Assurez-vous que les collecteurs de données maîtrisent bien la terminologie, la logique de l’enquête et la raison d’être de chaque question. Établissez clairement les rôles, les responsabilités et les délais, et communiquez-les à tous les membres de l’équipe. Prévoyez un plan B (et C, D, E) – Il faut parer à toute éventualité car les choses se déroulent rarement comme prévu...

Première étape : Cartographier les processus et la logistique

Planifier le processus de collecte des données du début à la fin vous permettra de déterminer la logistique à mettre en place. Il s’agit notamment d’établir une liste de l’ensemble des tâches et des rôles nécessaires tout au long du processus, et de prévoir les compétences requises pour mener à bien la collecte. Réaliser ceci au plus tôt permet d’identifier les possibles lacunes ou problèmes, et les rôles qui doivent être remplis. Les points suivants doivent être pris en compte au cours de ce processus :

Informer les personnes concernées et obtenir leur approbation

Dans bien des cas, il est primordial d’informer les autorités locales et la population (les personnes interrogées) avant de débuter la collecte des données. Vous aurez parfois besoin d’un certificat ou d’une autorisation officielle des autorités locales pour effectuer votre enquête. Il sera peut-être nécessaire d’organiser une séance d’information, ou de nommer un agent de liaison chargé de traiter les questions posées par la population. En plus des procédures officielles, il est conseillé de se renseigner sur l’état d’esprit de la population locale en ce qui concerne la collecte de données elle-même, ainsi que les outils susceptibles d’être utilisés. Si vous devez effectuer des tests de la qualité de l’eau par exemple, assurez-vous que les personnes savent ce que vous faites afin d’éviter toute mauvaise interprétation des actes réalisés.

Enfin, il est important que vous obteniez le consentement éclairé des participants interrogés. Celui-ci peut être verbal ou nécessiter une signature, veillez donc à toujours disposer de formulaires de consentement et de documents d’information sur le projet.

Recenser les contraintes de nature logistique et budgétaire

Les questions budgétaires et de logistique vont constituer une grande partie de cette étape de planification. Sur le terrain, les collecteurs de données peuvent être exposés à différents risques. Savoir comment gérer ces risques et instaurer un environnement sûr relève du rôle de chacun, et il est pour cela essentiel que les responsabilités soient clairement définies. Il faut donc déterminer quel matériel sera utilisé, qui le détient, et quelles sont les conséquences en cas de dommage ou de perte.

Concernant le financement et la logistique du travail sur le terrain, il convient de tenir compte des points suivants :

Matériel : De quel matériel les collecteurs ont-ils besoin pour se déplacer et collecter les données ?

• De quelles caractéristiques techniques le matériel (en particulier les téléphones, pour la collecte numérique)

doit‑il disposer ?

• Une des parties connaît-elle des contraintes administratives en matière d’achat du matériel ? Les organismes publics doivent souvent suivre des procédures qui ralentissent considérablement les procédures d’achat.
• Certains équipements doivent-ils être expédiés depuis un pays tiers et, si oui, quelles sont les procédures à

respecter et quels sont les délais à prévoir ? À qui la livraison sera-t-elle adressée ? L’intervention d’un courtier en douane est-elle nécessaire et, si oui, qui sera chargé de la procédure ?

• Pour les enquêtes sur papier, il faudra prévoir l’impression du questionnaire final. Qui en sera chargé ? Combien de formulaires faudra-t-il imprimer ?

Le contexte local : Quelle est la situation en matière de sécurité dans la zone concernée, et des mesures de protection sont-elles nécessaires ? À quelle période de l’année les collecteurs de données vont-ils se déplacer, et existe-t-il des contraintes particulières liées au climat ? Quel moyen de transport est le plus adapté au contexte local ? Les collecteurs de données et leur équipement sont-ils assurés et, si non, comment les accidents seront-ils gérés ? De quels documents officiels les collecteurs de données doivent-ils disposer ?

• Logement et infrastructure : Veillez à prévoir le logement et les moyens de communication, en particulier dans

les zones rurales. Les réseaux de communication sontils disponibles, et avez-vous besoin d’une connexion Internet ? L’électricité est-elle facilement disponible sur le lieu de destination, faut-il acheter des blocs d’alimentation et des chargeurs ?

• La population : Des programmes de voyage sont-ils disponibles ? Tenez compte des jours fériés et des périodes de vacances durant lesquels les collecteurs de données et les répondants ne seront peut-être pas disponibles. Les facteurs saisonniers peuvent également avoir un impact considérable sur leur disponibilité. Essayez par exemple de prévoir la collecte des données en dehors des périodes de semis ou de récolte.
• Budget : Qui couvrira les coûts des éléments mentionnés ci-dessus ? Comment la rémunération des collecteurs

de données sera-t-elle calculée, et quel sera leur tarif de rétribution ? Les repas seront-ils pris en charge ? La rémunération sera-t-elle versée par avance, ou de manière échelonnée ?

Toutes ces questions s’appliquent également aux superviseurs qui effectueront des visites sur le terrain.

Vérifier les moyens de communication

Les communications devront se faire dans les deux sens – des collecteurs de données vers les administrateurs, et inversement. Dans le cas où des réponses doivent faire l’objet d’une vérification croisée, veillez à ce qu’un système d’identification efficace soit mis en place afin de relier chaque collecteur aux données qu’il a collectées. Si vous utilisez un système de collecte de données mobile, assurezvous que chaque appareil utilisé pour la collecte des données soit associé à un collecteur.

Veillez également à ce que des documents d’accompagnement et un système d’assistance soient disponibles au cas où des collecteurs ou d’autres utilisateurs aient besoin d’aide lorsqu’ils sont sur le terrain.

Deuxième étape : Recruter une équipe et définir les responsabilités

Maintenant que les rôles et les responsabilités sont définis pour ce qui est des questions pratiques, il convient de renouveler l’opération pour les processus propres à la chaîne de collecte des données. Ceci permettra à toute l’équipe de travailler en harmonie et de se concentrer sur l’évaluation et l’amélioration de la qualité des données. Par exemple, qui sera responsable en cas de problème avec l’enquête, qui vérifiera et nettoiera les données, et qui surveillera la performance des collecteurs de données ?

Définition des rôles

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux rôles à remplir au cours du processus de collecte de données. Lors de l’attribution des rôles et des responsabilités, tenez compte des compétences déjà disponibles – certaines personnes disposent-elles déjà d’une expérience qui les rend aptes à remplir un rôle particulier ? Qui sera chargé de l’élaboration de l’enquête et de la vérification, du nettoyage et de l’analyse des données ?

Rôle	Objet	Conseil
Collecteur de données	Les collecteurs de données recueillent les données et interrogent les participants.	Le travail sur le terrain peut se révéler très exigeant, et il convient de prévenir les collecteurs de cette réalité lors de leur formation.
Chef d’équipe	Le chef d’équipe supervise des petits groupes de collecteurs de données, et fait office d’agent de liaison entre ces derniers et le coordinateur/l’équipe chargée des données.
Coordinateur des collecteurs de données	Le coordinateur des collecteurs de données veille à ce que la logistique des sessions de formation et de la collecte des données soit bien préparée.	Il doit être un point de contact centralisé, et les collecteurs de données doivent le connaître et savoir comment le contacter. Si un système numérique est utilisé, le coordinateur ne doit pas nécessairement occuper le même rôle qu’un responsable du tableau de bord.
Agent de traitement des données	Les agents de traitement des données numérisent les données consignées sur papier afin de les agréger et de permettre leur analyse. Les données peuvent être scannées ou saisies, ou codées s’il s’agit de données qualitatives.	En fonction de la taille de votre échantillon, cette tâche peut nécessiter plusieurs personnes. Veillez donc à mettre en place un système simple, et à le faire connaître de tous, avant le début du traitement des données.
Contrôleur de la qualité des données	Le contrôleur de la qualité des données vérifie la qualité des données fournies, et veille à ce que l’échantillonnage soit réparti de manière égale.	Si un système numérique est utilisé, cette tâche peut être réalisée quotidiennement. Lorsqu’un système papier est utilisé, il peut être nécessaire de l’effectuer par lots en fonction de l’arrivée des données. (Cette tâche peut nécessiter plus d’une personne). Ce contrôle de la qualité doit être effectué dès le début et de manière régulière afin de détecter les problèmes de manière précoce (voir également la phase six).
Utilisateur du tableau de bord	L’utilisateur du tableau de bord effectue des tâches spécifiques, telles que le contrôle de la quantité des données, et il veille à ce que les collecteurs de données respectent leurs quotas.
Responsable du tableau de bord (système numérique)	Le responsable du tableau de bord supervise le processus de collecte des données et s’assure que tout fonctionne sans encombre.
Analyste des données	Il effectue les analyses et les visualisations nécessaires (Voir la phase sept pour plus de détails).	Il est préférable que cet agent soit sensibilisé au contenu de l’enquête, aux objectifs du programme et à l’échantillon utilisé.

Troisième étape : Préparer l’enquête

Lorsque les questions sont formulées et que leur ordre est établi (voir la phase quatre pour des indications), il convient de s’assurer que l’enquête a été traduite dans toutes les langues concernées durant la préparation de la collecte des données, et avant la formation.

Systèmes numériques

Les systèmes de collecte des données mobiles ou numériques sont recommandés car ils permettent une collecte plus rapide et plus simple, avec la possibilité de recueillir un plus large éventail de données au moyen d’un seul outil.

Si vous utilisez un système numérique, avec un smartphone par exemple, assurez-vous que l’enquête a été numérisée et testée sur un dispositif adapté afin de confirmer que la logique des questions soit respectée dans la pratique.

Pour finaliser la préparation de la collecte de données numériques, il convient de s’assurer que les équipements et les accessoires pertinents (batteries, protecteurs d’écran, adaptateurs, capteurs et/ou bandelettes réactives) sont disponibles préalablement aux séances de formation et exercices pilotes, afin de minimiser les risques de confusion et les erreurs d’utilisation. Lors du choix du matériel destiné à la collecte de données par smartphone, il est indispensable d’énoncer clairement les fonctionnalités et les caractéristiques nécessaires pour votre plateforme de collecte de données.

Lors de vos achats, veillez à tenir compte des points suivants :

Matériel :

• Mémoire interne du téléphone et possibilité d’ajouter une mémoire externe.
• Appareil photo, batterie et écran.
• Ports USB On-The-Go et GPS.

Logiciels :

• Quel est le système d’exploitation du téléphone ?
• Quelle version du logiciel est requise pour faire fonctionner l’application ?

Quatrième étape : Formation

Seule une formation approfondie peut garantir que tous les membres de l’équipe comprennent leur rôle et leurs responsabilités, ainsi que l’enquête et les outils utilisés. Ces facteurs ont une forte influence sur l’efficience du processus de collecte et sur la qualité des données recueillies.

Afin de tirer le maximum des sessions de formation, il convient de tenir compte des points suivants :

Lieu et logistique

Le lieu doit être correctement équipé et disposer notamment de matériel de présentation, de l’air conditionné, d’une connexion Internet, d’un projecteur, de chevalets de présentation, de microphones, de stylos, de marqueurs, de papier et de multiprises. Il faut également penser à sa taille, à son accessibilité et à sa situation (dans ou hors de la ville). Faut-il organiser le transport ?

Qui prendra en charge les coûts de la location, du matériel, des repas et les frais des participants (pour les trajets et la participation des collecteurs de données et des formateurs) ? Pensez également à l’intendance nécessaire pour tenir le compte des dépenses et les justifier, par exemple en établissant une liste des participants qui précise le versement de leur indemnité journalière, leur équipement, etc.

Matériel de formation

Élaborez les documents de présentation, les guides et les tutoriels et préparez tous les outils de collecte de données qui seront utilisés lors des séances de formation (configurez les téléphones, installez les logiciels et le contenu pertinents, imprimez l’enquête si elle se fait sur papier, etc.). Méthodologie et calendrier de la formation Les objectifs de la formation des collecteurs de données sont souvent triples :

1. La maîtrise des outils de collecte de données.
2. La maîtrise du contenu des questions sur le papier et de leur traduction sur le terrain.
3. La compréhension du concept qui sous-tend le système de suivi et d’évaluation auquel l’enquête est intégrée.

Cela signifie qu’une formation implique toujours un travail d’équipe. Il convient de définir une méthodologie claire et toutes les décisions concernant le calendrier doivent être prises après consultation de toutes les parties.

Pour s’assurer que les collecteurs de données comprennent bien la logique qui sous-tend l’enquête, il est conseillé d’étudier toutes les questions en groupe pour être sûr qu’elles soient bien comprises, et ensuite de tester le processus en groupe. Les collecteurs de données ont souvent une connaissance du terrain et peuvent apporter des contributions précieuses.

Enfin, la formation doit suffisamment informer les collecteurs de données en ce qui concerne la charge de travail, leur rôle et leurs responsabilités (par exemple concernant le matériel utilisé sur le terrain) et les risques qu’ils sont susceptibles de rencontrer sur le terrain. Cela vous permettra d’éliminer certains participants qui ne souhaitent pas ou ne sont pas capables de répondre à ces attentes. Il est fortement conseillé de préciser tout ceci dans le contrat du collecteur de données.

Cinquième étape : Expérimenter le processus de collecte des données

Il est fortement recommandé de mener une enquête pilote avant de débuter le cycle de collecte des données. Cette étape peut contribuer à résoudre certains problèmes pratiques avant le lancement de la collecte, ce qui est bien plus facile que d’opérer des changements une fois qu’elle a débuté.

Les objectifs de ces expérimentations sont notamment :

1. Mettre l’enquête à l’essai (ainsi que les outils, les logiciels, etc.) afin de détecter les failles, les défauts ou les erreurs des utilisateurs.
2. Fournir l’opportunité de mettre en oeuvre l’ensemble des tâches dans un environnement contrôlé, en garantissant que chacun sait ce qu’il doit faire, quand et comment.
3. Vérifier si les collecteurs de données comprennent les questions de l’enquête, et les mettre à l’essai dans un

contexte réaliste.

Lors de la réalisation de l’enquête pilote, les responsables du tableau de bord doivent en profiter pour effectuer un suivi de la qualité des données fournies, et pour vérifier que les questions posées permettent d’obtenir les bonnes informations. Si des questions se posent concernant des réponses surprenantes, veillez à tirer cela au clair avec les collecteurs de données. Cette activité fonctionne mieux dans le cadre d’une activité de groupe, afin de discuter des questions qui peuvent devoir être révisées et d’avoir des retours d’informations des collecteurs de données sur les problèmes qu’ils ont rencontrés, que ce soit avec le contenu de l’enquête ou la technologie utilisée.

Sixième étape : Finaliser et lancer la collecte des données

Après l’intégration des informations recueillies durant l’enquête pilote et les derniers ajustements qui en découlent, l’enquête peut être finalisée. Vous devrez veiller à ce que tous les dispositifs qui seront utilisés pour la collecte de données disposent de la bonne version de l’enquête, ou que c’est bien la bonne version qui a été imprimée et distribuée.

Enfin, pour éviter toute confusion, il faut s’assurer que toutes les données collectées pendant les sessions de formation ont été effacées de la base de données, ou du moins clairement identifiées.

Lectures suggérées

Track & Trace guide on using Akvo Flow mobile data collection tool for tracking and tracing in the agricultural sector (contactez Akvo pour y avoir accès).

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• Ten misconceptions about mobile data collection

Remerciements

Auteurs: Camille Clerx (Akvo.org), Nikki Sloan (Akvo.org), Stefan Kraus (Akvo.org)
Contributeurs: Hans van der Kwast (IHE Delft Institute for Water Education), Harro Riedstra (Akvo.org), Rajashi Mukherjee (Akvo.org)

AfriAlliance

L’Alliance de l’innovation sur l’eau et le climat entre l’Afrique et l’Europe (AfriAlliance) est un projet d’une durée de 5 ans, financé par le Programme européen pour la recherche et l’innovation H2020. Le projet vise à mieux préparer l’Afrique pour faire face aux défis futurs liés au changement climatique en stimulant le partage des connaissances et la collaboration entre les parties prenantes africaines et européennes. Dans ce projet, plutôt que de créer de nouveaux réseaux, les 16 partenaires d’Afrique et de l’Union Européenne consolideront les réseaux existants. Ces réseaux, constitués de chercheurs, de décideurs, de professionnels de terrain, de citoyens et d’autres intervenants clés, seront consolidés pour développer un mécanisme de partage des connaissances efficace et dédié à la résolution des problèmes. Ce processus sera coordonné par une plateforme d’innovation : l’Alliance Afrique-UE d’innovation pour l’Eau et le Climat.

AfriAlliance est dirigée par l’IHE Delft Institute for Water Education (Directeur de projet : Dr. Uta Wehn) et sa mise en oeuvre court de 2016 à 2021. Le projet a reçu un financement du programme de recherche et d’innovation Horizon 2020 de l’Union Européenne dans le cadre de l’accord de subvention n ° 689162.